Surat Resmi, Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, Jenis, Struktur, dan Contoh

Surat Resmi, Pengertian,  Fungsi, Ciri-ciri, Jenis, Struktur, dan Contoh

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Fungsi Surat Resmi

Berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi tersebut:
*Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
 *Sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
 *Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
 *Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.

    Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:
  1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
  3. Tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
  4. Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
  5. Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  6. Selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
  7. Membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
  8. Bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:

1. Surat Keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.


2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.


3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.


5. Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu.



6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

Struktur Surat Resmi

Beberapa bagian penulisan surat resmi adalah :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari:

    Logo instansi/ lembaga
    Nama instansi/ lembaga
    Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Gunanya adalah sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

Contoh Surat Resmi


PEMERINTAH KABUPATEN JAYA
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 MAKMUR
Jl. Raya Pucuk Hijau Kecamatan Kebablasan Asalan Telp. 213443164


No                   : 070/SKB/12/2015
Lampiran         : –
Perihal             : Pemberitahuan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1 Makmur
Di
Tempat
Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Makmur khususnya kelas XIII.  Dengan surat ini saya selaku perwakilan dari tiap-tiap sekolah, ingin mengadakan studi lapangan untuk siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah. Adapun acara yang kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal               : Senin, 20 September 2014
Pukul                           : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat                        : Kebablasan
Acara                           : Penelitian Flora Langka

Sekian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Kebablasan

No comments:

Post a Comment